Bude nutné informovat úřady ještě před nástupem nového zaměstnance

Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) plánuje zásadní změnu v systému přihlašování zaměstnanců. V rámci pozměňovacího návrhu pro Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) budou mít zaměstnavatelé povinnost hlásit nástup nového zaměstnance předem. Cílem je omezit nelegální zaměstnávání, které poškozuje pracovní trh i poctivé zaměstnavatele. Zároveň ale existují vážné obavy, že nová pravidla přinesou zvýšenou administrativní zátěž, zejména pro malé firmy a živnostníky.

Co se mění a jak budu muset postupovat

Dnes mohou zaměstnavatelé přihlásit nového pracovníka k sociálnímu a zdravotnímu pojištění až po jeho nástupu. Podle nového návrhu by ale bylo nutné informovat úřady ještě před tím, než zaměstnanec skutečně nastoupí.

Navrhovaný systém má dvě varianty přihlášení:

1️⃣ Jednorázové přihlášení – zaměstnavatel provede plnou registraci zaměstnance najednou, před nástupem do práce.
2️⃣ Dvoukrokové přihlášení – první (částečný) krok se provede před nástupem a druhý (doplnění údajů) krátce poté.

Tento návrh je součástí širší změny zákona, který má zavést tzv. jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů. 📑

Proč to vyvolává obavy?

Zavedení této povinnosti může způsobit problémy zejména menším firmám a OSVČ, které často využívají služby externích účetních. Ti zpravidla pracují jen v určitých dnech a v pravidelných cyklech (např. 1× týdně nebo měsíčně). Pokud bude nutné zaměstnance registrovat ještě před jeho nástupem, zkomplikuje se rychlá reakce na akutní potřebu pracovní síly.

Zaměstnavatelé také upozorňují na vyšší administrativní náklady – každá změna, odhlášení nebo oprava bude vyžadovat další úkon, čas i finanční prostředky.

Příklad z praxe: „Utekla z oběda“

Jiří Šturch, majitel personální agentury JISTU, uvádí konkrétní zkušenost z praxe:

„V jednom z předchozích zaměstnání se nám stalo, že nová zaměstnankyně nastoupila, prošla úvodním administrativním kolečkem, zaškolením BOZP a po polední pauze se měla vrhnout na školení již k náplni práce  – své nadřízené řekla, že jde na oběd. Ve chvíli, kdy se všichni kolegové vrátili z oběda a ona pořád nikde, jsme začali pátrat. Již nebrala telefon a již se nám nepodařilo s ní spojit co se stalo.“

Podle aktuálních pravidel se tohoto až tolik nestalo, ale podle nových již musíte mít zaměstnance nahlášeného a zase ho odhlásit.

Tyto extrémní, ale reálné situace ilustrují, jak málo času někdy uplyne mezi nástupem a odchodem nového zaměstnance – a jak zbytečně zatěžující by mohla být nová pravidla v těchto případech.

Co je potřeba?

„Rozumím tomu, že stát chce potírat nelegální zaměstnávání. Ale způsob, jakým se to má dělat, by měl zohlednit i realitu malých firem. Flexibilita je pro ně klíčová – a my v JISTU tuto potřebu s klienty řešíme každý den. Navrhovaná změna může zpomalit nábor a demotivovat zaměstnavatele od zaměstnávání lidí,“ říká Jiří Šturch z JISTU.

Co by mohlo pomoci

• Zavedení jednoduché online evidence s možností hromadného nahrání více pracovníků.
• Prodloužení lhůty pro doplnění údajů po nástupu.
• Výjimky nebo zvláštní režim pro krátkodobé, sezónní či agenturní zaměstnávání.

Záměr ministerstva má své opodstatnění. Nelegální zaměstnávání škodí ekonomice i zaměstnancům samotným. Nicméně navržený postup může způsobit neúměrné komplikace tam, kde problém nevzniká – u malých firem, které se snaží pracovat poctivě. Opatření by proto měla být vyvážená a zaměřená na efektivní prevenci bez zbytečného zatěžování těch, kteří systém dodržují.